Versie 6 oktober 2026
| Organisatie | SomPay Finance |
| Adres | Oostduinlaan 2, 2596 JM Den Haag |
| Telefoon | +31 6 84 50 03 18 |
| info@sompayfinance.nl | |
| Website | www.sompay.nl |
| KvK-nummer | 78552656 |
| Functionaris gegevensbescherming | Niet van toepassing. SomPay Finance is niet verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Vragen over privacy: info@sompayfinance.nl. |
Wij vinden uw privacy belangrijk. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dit doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en wat uw rechten zijn.
Deze verklaring geldt voor iedereen van wie SomPay Finance persoonsgegevens verwerkt: klanten en hun contactpersonen, bezoekers van onze website en ons klantportaal, leveranciers, sollicitanten en stagiairs.
SomPay Finance is een administratie- en belastingadvieskantoor. Wij voeren voor ondernemers de boekhouding, verzorgen btw-, loon- en inkomstenbelastingaangiften en stellen jaarcijfers op. Daarbij verwerken wij ook persoonsgegevens die in de administratie van onze klanten voorkomen, zoals gegevens van hun klanten, leveranciers en medewerkers.
Van klanten en hun contactpersonen
Van websitebezoekers
Van leveranciers
Van sollicitanten en stagiairs
Gegevens via andere partijen
Een deel van de gegevens krijgen wij niet rechtstreeks van u, maar via andere partijen: de Belastingdienst (vooraf ingevulde aangiftegegevens, aanslagen), uw bank (bankmutaties via een bankkoppeling die u zelf activeert), de Kamer van Koophandel (bedrijfsgegevens) en leveranciers of klanten van u die facturen rechtstreeks aan ons mailen. Krijgen wij gegevens over u van een ander, dan melden wij dat binnen één maand, tenzij u dit al weet.
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens. Wij vragen niet naar gegevens over bijvoorbeeld gezondheid, geloof of afkomst en leggen die niet vast. Staan zulke gegevens toevallig op een stuk dat u ons aanlevert (bijvoorbeeld een zorgfactuur in uw administratie), dan gebruiken wij ze niet voor een ander doel dan het voeren van uw administratie.
Wij mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken als we daarvoor een grondslag hebben. Hieronder staat per doel welke grondslag geldt.
| Doel | Welke gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Het voeren van uw boekhouding, het opstellen van jaarcijfers en het geven van fiscaal advies | contact-, bedrijfs- en administratiegegevens, bankmutaties | Uitvoering van de overeenkomst met u |
| Het indienen van btw-, loon- en inkomstenbelastingaangiften en het aanvragen van machtigingen bij de Belastingdienst | BSN, fiscale gegevens, loongegevens | Wettelijke verplichting (belastingwetgeving) en uitvoering van de overeenkomst |
| Cliëntenonderzoek en identificatie bij het aangaan van de relatie | identiteitsgegevens, kopie identiteitsbewijs, UBO-gegevens | Wettelijke verplichting (Wwft) |
| Salarisadministratie voor uw medewerkers | loongegevens van medewerkers | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (loonaangifte). Omdat wij de aangeleverde gegevens controleren en u adviseren, zijn wij hierbij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Verzorgen wij uitsluitend de loonverwerking op uw instructie, dan werken wij als verwerker en leggen wij dat vast in een verwerkersovereenkomst. |
| Facturatie en incasso van onze eigen diensten | naam, adres, bankrekeningnummer, factuurgegevens | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke bewaarplicht |
| Beantwoorden van vragen, versturen van herinneringen over aan te leveren stukken en deadlines | contactgegevens, communicatie | Uitvoering van de overeenkomst |
| Toegang tot het klantportaal (dashboard, documenten, cijfers) | inloggegevens, gebruiksgegevens | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Het doen van een voorstel of offerte aan geïnteresseerden | contactgegevens, bedrijfsgegevens | Gerechtvaardigd belang (precontractueel contact op uw verzoek) |
| Informeren over wijzigingen in wet- en regelgeving die voor u relevant zijn | e-mailadres | Gerechtvaardigd belang (dienstverlening aan bestaande klanten); u kunt zich altijd afmelden |
| Beveiliging van onze systemen, logging en back-ups | technische gegevens, logbestanden | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Behandeling van sollicitaties en stages | sollicitatiegegevens | Gerechtvaardigd belang (werving); na afloop alleen met uw toestemming langer bewaren |
Wij verwerken uw gegevens niet voor een ander doel dan waarvoor wij ze hebben gekregen. Wij verkopen uw gegevens nooit.
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met andere organisaties als dat nodig is voor onze dienstverlening of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
Partijen die ons helpen bij onze dienstverlening
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Exact Online (boekhoud-, scan- en salarissoftware) | Voeren van uw administratie, herkennen van aangeleverde facturen, salarisadministratie, bankkoppeling |
| Moneybird | Facturatie van onze eigen diensten |
| Aangiftesoftware (Fiscaal Online) en Belastingdienst-portalen | Opstellen en indienen van aangiften en aanvragen van machtigingen |
| Google Workspace | E-mail, agenda en documentopslag |
| Hostingprovider (Hostinger) | Hosting van onze website en e-mail |
| DigitalOcean (datacenter Amsterdam) | Hosting van ons klantportaal en onze verwerkingssystemen |
| AI-dienstverlener (Anthropic) | Geautomatiseerd lezen en voorbereiden van boekingen uit aangeleverde facturen en bonnen, onder onze controle. De uitkomst wordt altijd door een medewerker gecontroleerd. Er worden geen geautomatiseerde besluiten over u genomen. |
| Berichtendiensten (WhatsApp, Telegram) | Contact met u en interne meldingen over de voortgang van uw administratie |
| Banken | Bankkoppelingen die u zelf activeert; betalingsverkeer |
| Stagiairs en medewerkers van SomPay Finance | Boekingswerk onder toezicht; zij werken met persoonlijke accounts en hebben een geheimhoudingsplicht |
Organisaties waarmee wij wettelijk verplicht zijn gegevens te delen
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Een deel van onze softwareleveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt gegevens daar (Google, Anthropic, Meta voor WhatsApp). Wij zijn ervoor verantwoordelijk dat uw gegevens ook dan veilig zijn. De doorgifte vindt plaats op basis van het adequaatheidsbesluit EU-VS (Data Privacy Framework) waar de leverancier daaronder is gecertificeerd, en anders op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende waarborgen. Wij delen met deze leveranciers niet meer gegevens dan nodig is voor de betreffende dienst.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Administratie, jaarcijfers, aangiften en de onderliggende stukken van klanten | 7 jaar na afloop van het boekjaar (fiscale bewaarplicht); 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken |
| Loonadministratie van uw medewerkers | 7 jaar na het einde van het dienstverband; loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs 5 jaar na einde dienstverband |
| Gegevens uit het cliëntenonderzoek (Wwft), waaronder kopie identiteitsbewijs | 5 jaar na het einde van de klantrelatie |
| Klant- en contractgegevens, onze eigen facturen | 7 jaar na het einde van de klantrelatie |
| E-mail- en WhatsApp-communicatie over uw administratie | Zolang de klantrelatie duurt en daarna maximaal 2 jaar, tenzij het stuk tot de administratie behoort |
| Account op het klantportaal | Tot 1 jaar na het einde van de klantrelatie, daarna verwijderd |
| Gegevens van geïnteresseerden die geen klant worden | Maximaal 1 jaar na het laatste contact |
| Sollicitatiegegevens | 4 weken na afronding van de procedure, of 1 jaar met uw toestemming |
| Technische logbestanden van website en portaal | Maximaal 1 jaar; bezoekstatistieken zijn anoniem |
| Back-ups | Maximaal 90 dagen |
Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.
Onze website en ons klantportaal gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, bijvoorbeeld om u ingelogd te houden. Daarvoor is geen toestemming nodig.
Wij gebruiken geen analytische, advertentie- of trackingcookies. Om te zien hoe vaak onze pagina’s worden bezocht, gebruiken wij GoatCounter, een statistiekprogramma dat op onze eigen server draait, geen cookies plaatst en geen persoonsgegevens opslaat: uw IP-adres wordt niet bewaard en u bent niet herkenbaar als individuele bezoeker. Lettertypen en scripts laden wij vanaf onze eigen servers, zodat uw bezoek niet aan derden wordt doorgegeven.
| Recht | Wat het betekent |
|---|---|
| Inzage | U kunt vragen welke gegevens wij van u hebben en waarvoor wij ze gebruiken. |
| Rectificatie | Kloppen uw gegevens niet of zijn ze onvolledig? Dan kunt u ons vragen ze te wijzigen of aan te vullen. |
| Verwijdering | U kunt ons vragen uw gegevens te verwijderen. Dat kan niet voor gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals uw administratie en aangiften. |
| Beperking | U kunt ons vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld zolang een correctieverzoek loopt. |
| Overdraagbaarheid | Gegevens die u zelf aan ons heeft gegeven en die wij op basis van de overeenkomst of uw toestemming verwerken, kunt u in een gangbaar bestandsformaat opvragen of laten overdragen. |
| Bezwaar | U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die wij baseren op een gerechtvaardigd belang. |
| Toestemming intrekken | Heeft u ergens toestemming voor gegeven, bijvoorbeeld om uw sollicitatiegegevens langer te bewaren? Dan kunt u die altijd intrekken. |
| Menselijke blik | Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen. |
Soms kunnen wij een verzoek niet of niet helemaal uitvoeren, bijvoorbeeld omdat een wettelijke bewaarplicht geldt of omdat wij een vordering moeten innen. Wijzen wij uw verzoek (deels) af, dan leggen wij uit waarom.
Hoe kunt u uw rechten gebruiken?
Stuur een e-mail naar info@sompayfinance.nl of een bericht via WhatsApp naar +31 6 84 50 03 18. Wij reageren binnen één maand.
Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, controleren wij eerst of het verzoek echt van u komt. Dat doen wij zo licht mogelijk: via het e-mailadres of telefoonnummer dat bij ons bekend is, of via uw inlog op het klantportaal. Wij vragen alleen in uitzonderlijke gevallen om aanvullende identificatie, en nooit standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs.
Heeft u een klacht?
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@sompayfinance.nl. Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap
Onze diensten zijn gericht op ondernemers. Wij richten ons niet op personen jonger dan 16 jaar en verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Denkt u dat wij toch gegevens van een kind hebben vastgelegd zonder dat daar een grondslag voor is? Neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij die gegevens.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten, nieuwe leveranciers of wijzigingen in de wet. De actuele versie staat altijd op www.sompay.nl. Wij controleren de verklaring minimaal één keer per jaar.
Laatste wijziging: 6 oktober 2026
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:
SomPay Finance Oostduinlaan 2, 2596 JM Den Haag E-mail: info@sompayfinance.nl Telefoon / WhatsApp: +31 6 84 50 03 18 KvK 78552656