Een aanmaning is een officiële betalingsherinnering die je als ondernemer stuurt wanneer een klant een factuur niet op tijd betaalt. Het is een laatste waarschuwing voordat je verdere stappen onderneemt, zoals het inschakelen van een Incassobureau.
Een aanmaning volgt meestal op een eerdere (vriendelijke) herinnering. Als een klant na bijvoorbeeld 14 of 30 dagen nog niet heeft betaald, kun je een aanmaning versturen. Hiermee geef je een korte termijn (bijvoorbeeld 7 dagen) om alsnog te betalen.
Geachte heer/mevrouw,
Volgens onze administratie staat onderstaande factuur nog open:
Factuurnummer: 2024-056
Bedrag: €242,00
Vervaldatum: 30 mei 2024
Wij verzoeken u vriendelijk doch dringend om dit bedrag binnen 7 dagen alsnog over te maken. Bij uitblijven van betaling zijn wij genoodzaakt verdere stappen te ondernemen.
Met vriendelijke groet,
[Bedrijfsnaam]
Als er na de aanmaning geen betaling volgt, kun je een incassobureau inschakelen of een gerechtelijke procedure starten. Je mag dan ook incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen.
Voor zakelijke klanten niet, maar het is wel verstandig. Voor particuliere klanten (consumenten) ben je verplicht eerst een wettelijke 14-dagenbrief te sturen voordat je incassokosten mag rekenen.
Pas nadat je een correcte aanmaning hebt gestuurd met minimaal 14 dagen betaaltermijn (voor consumenten), mag je incassokosten rekenen. Voor zakelijke klanten gelden soepeler regels.