De reisbureauregeling is een belastingregeling die werkgevers in Nederland de mogelijkheid biedt om reiskosten van hun werknemers belastingvrij te vergoeden. Deze regeling is van toepassing op zowel de kosten van woon-werkverkeer als op zakelijke reizen die de werknemer maakt. De regeling stelt werkgevers in staat om reiskosten te vergoeden zonder dat dit invloed heeft op het belastbaar inkomen van de werknemer.
Waarom is de Reisbureauregeling belangrijk?
- Belastingvoordeel: De regeling maakt het voor werkgevers aantrekkelijk om de reiskosten van hun werknemers te vergoeden, omdat dit belastingvoordeel biedt. Het vermindert de administratieve belasting voor zowel de werkgever als de werknemer.
- Stimuleren van mobiliteit: De regeling zorgt ervoor dat werknemers gemakkelijk toegang hebben tot vergoedingen voor hun reiskosten, wat hen in staat stelt om efficiënter te werken en te reizen zonder zich zorgen te maken over de kosten.
- Verhogen van werknemerswelzijn: Het biedt werknemers een financieel voordeel, wat kan bijdragen aan een positieve werkrelatie en het aantrekken van talent.
- Compliance met belastingwetgeving: Door gebruik te maken van de reisbureauregeling kunnen bedrijven voldoen aan de belastingwetten en tegelijkertijd hun administratieve processen optimaliseren.
Wat valt onder de Reisbureauregeling?
De reisbureauregeling dekt een breed scala aan reisgerelateerde kosten, maar er zijn enkele voorwaarden en beperkingen waar bedrijven rekening mee moeten houden:
- Woon-werkverkeer: Werkgevers kunnen de kosten van het woon-werkverkeer belastingvrij vergoeden. Dit kan bijvoorbeeld het openbaar vervoer zijn, of een Kilometervergoeding voor het gebruik van de auto.
- Zakelijke reizen: Kosten voor zakelijke reizen, zoals vervoer, maaltijden en overnachtingen, kunnen eveneens belastingvrij worden vergoed. Dit geldt zowel voor binnenlandse als buitenlandse zakelijke reizen.
- Maximale vergoeding: Er geldt een belastingvrije limiet voor de kilometervergoeding. De belastingvrije kilometervergoeding is in 2025 €0,21 per kilometer voor het gebruik van een privévoertuig.
- Vervoersbewijzen: Het verstrekken van vervoersbewijzen, zoals treinabonnementen of OV-chipkaarten, kan eveneens belastingvrij worden vergoed door de werkgever.
Voorwaarden voor de Reisbureauregeling
Er zijn enkele voorwaarden waaraan bedrijven moeten voldoen om gebruik te maken van de reisbureauregeling:
- Werknemers moeten de kosten daadwerkelijk maken: De reiskosten moeten daadwerkelijk door de werknemer zijn gemaakt voor het vervoer van huis naar werk, of voor zakelijke reizen.
- Reiskostenvergoeding mag niet in de vorm van loon worden gegeven: Reiskostenvergoeding mag niet door de werkgever worden beschouwd als loon, anders wordt het belast en moeten er loonheffingen over worden betaald.
- Maximale vergoedingen: Zoals eerder vermeld, is de belastingvrije kilometervergoeding €0,21 per kilometer voor het gebruik van privéauto’s. Als een hogere vergoeding wordt gegeven, wordt het verschil belast.
- Vervangende kosten: Voor werknemers die voor hun werk gebruik maken van openbaar vervoer, kunnen werkgevers een OV-abonnement verstrekken. Dit moet op de juiste manier worden geregistreerd om belastingtechnisch correct te zijn.
Voorbeeld van de Reisbureauregeling
Stel je voor dat een werknemer dagelijks 30 kilometer heen en 30 kilometer terug reist van huis naar werk. De werkgever besluit €0,19 per kilometer belastingvrij te vergoeden.
De totale vergoeding per dag is dan:
30 km (heen) + 30 km (terug) = 60 km per dag
60 km x €0,19 = €11,40 per dag
De werknemer ontvangt dus €11,40 per dag belastingvrij voor de reiskosten. Dit wordt vergoed zolang het binnen de belastingvrije regeling valt (maximaal €0,21 per kilometer).
Voordelen van de Reisbureauregeling
De reisbureauregeling biedt zowel voor werkgevers als werknemers verschillende voordelen:
- Voor werkgevers: Het maakt het gemakkelijker om reiskosten voor werknemers te vergoeden zonder dat er extra belasting over betaald hoeft te worden. Het kan ook de administratieve last verminderen door standaard vergoedingen in te stellen.
- Voor werknemers: Werknemers krijgen de kosten voor hun reiskosten terug zonder dat dit invloed heeft op hun belastingaangifte. Dit verhoogt hun netto-inkomen en maakt reizen naar werk voordeliger.
- Stimulans voor reizen per openbaar vervoer: Door de regeling kunnen bedrijven ook het gebruik van het openbaar vervoer stimuleren, wat duurzamer is en goed is voor het milieu.
Veelgestelde vragen over de Reisbureauregeling
Kan ik de reiskosten voor mijn werknemers volledig vergoeden?
Ja, je kunt de reiskosten voor je werknemers volledig vergoeden, maar er zijn belastingvrije limieten. De vergoeding mag niet hoger zijn dan de werkelijke kosten die de werknemer maakt, en de belastingvrije kilometervergoeding mag niet meer zijn dan €0,21 per kilometer voor privéauto’s. Als je hogere vergoedingen betaalt, wordt het overschot belast.
Is de reiskostenvergoeding hetzelfde voor iedereen?
De vergoeding is hetzelfde voor alle werknemers, zolang ze dezelfde reisafstand hebben en hetzelfde vervoermiddel gebruiken. Bij gebruik van verschillende vervoermiddelen (bijvoorbeeld auto versus openbaar vervoer) kan het bedrag variëren, afhankelijk van de gemaakte kosten.
Zijn de vergoedingen voor privégebruik van de auto belastingvrij?
De vergoeding voor privégebruik van de auto is niet volledig belastingvrij. De werkgever kan de belastingvrije kilometervergoeding van €0,21 per kilometer vergoeden voor privégebruik, maar als de werknemer de auto privé gebruikt, kunnen er extra belastingheffingen zijn, afhankelijk van de waarde van de auto en het privégebruik.