Een betalingsherinnering is een vriendelijk bericht aan je klant dat de betaling van een factuur nog niet is ontvangen. Je stuurt deze meestal enkele dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. Het doel is om de klant te herinneren zonder direct te dreigen met maatregelen.
Standaard wordt een herinnering gestuurd 5 tot 7 dagen na de Vervaldatum van de factuur. Dit kun je handmatig doen of automatisch via je Boekhoudprogramma instellen.
Een goede betalingsherinnering bevat:
Onderwerp: Vriendelijke herinnering – Factuur 2024-102 nog niet betaald Beste [Naam klant], Volgens onze administratie is factuur 2024-102 t.w.v. €350,00 nog niet betaald. De vervaldatum was 14 juni 2025. Mogelijk is dit aan uw aandacht ontsnapt. Wij vragen u vriendelijk het bedrag alsnog binnen 5 dagen over te maken naar: IBAN: NL00BANK0123456789 t.n.v. [Jouw Bedrijfsnaam] Al betaald? Dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen. Met vriendelijke groet, [Je naam / Bedrijf]
Nee, maar het is gebruikelijk en klantvriendelijk om minstens één herinnering te sturen voordat je verdere stappen neemt.
Gebruikelijk is 1 tot 2 herinneringen, gevolgd door een aanmaning. Daarna kun je incasso inschakelen.
Ja, de meeste boekhoudpakketten (zoals Moneybird of Exact) bieden die optie. Zorg wel voor een persoonlijke en duidelijke boodschap.