Afletteren is het proces waarbij inkomende en uitgaande betalingen worden gekoppeld aan openstaande posten in de boekhouding. Met andere woorden: je controleert of een betaling overeenkomt met een factuur, en je vinkt deze vervolgens als ‘betaald’ af. Dit zorgt voor een correcte en actuele administratie.
Afletteren gebeurt vaak met behulp van boekhoudsoftware. Je vergelijkt bijvoorbeeld een binnengekomen bankbetaling met een openstaande verkoopfactuur. Als de bedragen en gegevens kloppen, koppel je de betaling aan de juiste factuur. De post wordt dan automatisch als ‘voltooid’ aangemerkt.
Je hebt op 1 mei een factuur gestuurd aan klant Jansen BV voor €1.210. Op 10 mei ontvang je dit bedrag op je zakelijke rekening. Bij het afletteren koppel je deze betaling aan de openstaande factuur in je boekhouding. De post verdwijnt dan van de lijst met ‘nog te ontvangen’ bedragen.
Moderne boekhoudprogramma’s zoals Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden.nl kunnen automatisch afletteren op basis van factuurnummer, bedrag en datum. Dit scheelt tijd en verkleint de kans op fouten. Toch is handmatige controle soms nodig, bijvoorbeeld bij deelbetalingen of foutieve omschrijvingen.
Niet per se. Veel software doet dit automatisch, maar controle blijft belangrijk bij afwijkende bedragen of onduidelijke betalingen.
Dan blijven facturen onterecht als ‘openstaand’ in je administratie staan. Dat geeft een vertekend beeld van je cashflow en kan tot verwarring of fouten leiden bij bijvoorbeeld de jaarafsluiting of btw-aangifte.