Een auditfile is een digitaal bestand dat een gestructureerd overzicht bevat van je volledige financiële administratie. Het wordt vooral gebruikt voor controles door de Belastingdienst of door accountants. Een auditfile maakt het mogelijk om snel en efficiënt boekhoudkundige gegevens te analyseren.
Een auditfile bevat de volgende onderdelen:
De meest gebruikte versie is de Auditfile Financieel (XAF), in XML-formaat.
Vrijwel elk boekhoudprogramma in Nederland biedt de optie om een auditfile te exporteren. Denk aan:
De exportknop heet meestal “Export auditfile”, “Auditfile genereren” of iets vergelijkbaars. Het bestand kun je daarna veilig delen met je boekhouder of inspecteur van de Belastingdienst.
Niet standaard. Maar als de Belastingdienst erom vraagt, ben je verplicht deze aan te leveren. Het hoort bij een controleerbare administratie.
Niet helemaal. Het is een gestructureerde weergave van je boekingen, maar bevat geen PDF's van facturen of losse documenten.
Ja, maar het bevat wel gevoelige gegevens. Verstuur het bestand daarom altijd via een beveiligd kanaal (zoals versleutelde e-mail of portalen).