Wat is een Betalingsverschil?
Een betalingsverschil ontstaat wanneer het bedrag dat een klant betaalt, afwijkt van het bedrag op de factuur. Het verschil kan positief of negatief zijn, bijvoorbeeld door een afrondingsfout, een betalingskorting, een te late betaling met kosten, of simpelweg een fout.
Veelvoorkomende oorzaken van een betalingsverschil
- Afrondingsverschillen bij contante betalingen of valuta
- Korting voor snelle betaling die niet correct op de factuur stond
- Te veel of te weinig betaald door een administratieve fout
- Afgeboekte incassokosten of verwerkingskosten van banken
- Creditnota verrekend zonder duidelijke verwijzing
Hoe ga je om met een betalingsverschil?
- Controleer eerst of het verschil terecht is
- Neem bij twijfel contact op met de klant
- Verwerk kleine verschillen via een afletterrekening of correctiepost
- Stuur bij grote verschillen een aanvullende factuur of een terugbetalingsverzoek
Voorbeeld in de boekhouding
Stel: je stuurt een factuur van €100,00, maar de klant betaalt €99,95.
- Je kunt het verschil van €0,05 boeken op een rekening voor kleine betalingsverschillen
- Let op: sommige boekhoudprogramma’s (zoals Exact of e-Boekhouden.nl) laten je instellen tot welk bedrag je automatisch afrondt
Wanneer moet je actie ondernemen?
Bij een klein verschil (bijv. < €1) hoef je meestal geen actie te ondernemen, mits je boekhoudsoftware dit correct afhandelt. Bij grotere verschillen is het raadzaam contact op te nemen met je klant of een correctie op te stellen.
Veelgestelde vragen over betalingsverschillen
Is een klein betalingsverschil erg?
Niet altijd. Kleine afrondingsverschillen komen vaak voor en zijn meestal geen probleem, zolang ze goed worden verwerkt in je administratie.
Mag ik het verschil gewoon afboeken?
Ja, dat mag, mits het om een klein bedrag gaat én je het boekhoudkundig correct verwerkt. Bij grotere bedragen is het verstandig de oorzaak te achterhalen.
Wat als de klant te veel heeft betaald?
Dan kun je het verschil terugstorten of verrekenen met een volgende factuur. Vermeld dit altijd duidelijk in je communicatie of boeking.