De bewaarplicht is de wettelijke verplichting voor ondernemers om hun administratie een bepaalde periode te bewaren. In Nederland is deze termijn meestal 7 jaar. Voor sommige gegevens geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar, zoals bij vastgoedtransacties binnen de btw.
De Belastingdienst verwacht dat je minimaal de volgende onderdelen bewaart:
Let op: de termijn gaat in na afloop van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft. Dus administratie uit 2025 bewaar je tot en met 2032.
Je mag de administratie digitaal bewaren, mits de gegevens volledig, juist en controleerbaar blijven. Het origineel mag worden gescand of digitaal gearchiveerd, zolang je het op verzoek kunt overleggen aan de Belastingdienst.
Wil je onderdelen van je administratie eerder weggooien? Dan moet je daarover afspraken maken met de Belastingdienst. Dit heet een verkorte bewaarplicht en moet schriftelijk worden vastgelegd.
Ook dan blijf je verplicht om je administratie te bewaren. Jij of een gemachtigde moet bereikbaar blijven voor controles in de bewaartermijn.
Als je administratie onvolledig of kwijt is (bijv. door brand of computercrash), kun je problemen krijgen bij belastingcontroles. Maak daarom altijd back-ups of werk met cloudopslag.
Ja, dat mag, mits je de gegevens leesbaar, controleerbaar en veilig opslaat. Denk aan PDF’s, boekhoudsoftware, of cloudarchieven.