Wat is Debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer is het proces waarbij je actief bijhoudt en opvolgt of klanten hun facturen op tijd betalen. Het doel is om je openstaande facturen sneller betaald te krijgen, je liquiditeit te verbeteren en betalingsrisico’s te verkleinen. Goed debiteurenbeheer voorkomt dat rekeningen blijven liggen of dat je moet overgaan tot incasso.
Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?
- Snellere betaling betekent meer beschikbaar geld (cashflow)
- Je verkleint de kans op wanbetaling
- Je behoudt grip op je administratie
- Het voorkomt conflicten en verhoogt de klantrelatie door heldere communicatie
Wat valt onder debiteurenbeheer?
- Opstellen van duidelijke facturen met betaaltermijn
- Registreren van verzonden facturen in je debiteurenadministratie
- Tijdige versturing van betalingsherinneringen en aanmaningen
- Telefonisch contact opnemen met klanten die te laat zijn
- Eventueel inschakelen van een incassobureau
Voorbeeld stappenplan debiteurenbeheer
- Factuur verzenden met duidelijke betaaltermijn
- Na 7 dagen: vriendelijke herinnering
- Na 14 dagen: aanmaning met nieuwe deadline
- Na 21+ dagen: laatste aanmaning of incasso
Tips voor effectief debiteurenbeheer
- Gebruik boekhoudsoftware met automatische herinneringen
- Maak duidelijke afspraken over betaling vóór levering
- Controleer vooraf de kredietwaardigheid van nieuwe klanten
- Houd regelmatig overzicht van openstaande posten
Veelgestelde vragen over debiteurenbeheer
Wanneer begin ik met herinneren?
Vaak al enkele dagen na de vervaldatum. Wacht niet te lang, want hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans op betaling.
Wat als een klant structureel te laat betaalt?
Overweeg dan om vooraf betaling te vragen of te stoppen met leveren totdat de schuld is voldaan. Leg afspraken altijd schriftelijk vast.
Is debiteurenbeheer iets voor alleen grote bedrijven?
Zeker niet! Juist voor zzp’ers en kleine ondernemers is goed debiteurenbeheer essentieel om gezond te blijven draaien.