Inkoopfacturen zijn de facturen die je ontvangt van leveranciers voor goederen of diensten die je als ondernemer hebt gekocht. Deze facturen bevatten details over de kosten van de geleverde producten of diensten, inclusief het btw-bedrag dat je kunt aftrekken bij je btw-aangifte. Het is essentieel om inkoopfacturen goed te registreren en op te slaan, omdat ze een belangrijke rol spelen in je financiële administratie en belastingaangifte.
Een inkoopfactuur moet dezelfde gegevens bevatten als een verkoopfactuur, namelijk:
Stel, je hebt €500 aan kantoorbenodigdheden gekocht van een leverancier. De factuur ziet er als volgt uit:
Wanneer je een inkoopfactuur ontvangt, moet je deze in je boekhouding verwerken. Dit houdt in dat je de factuur boekt op de juiste grootboekrekening, bijvoorbeeld op de kostenrekening voor kantoorbenodigdheden. De btw wordt op de btw-rekening geboekt, zodat je deze kunt aftrekken van de btw die je hebt ontvangen van klanten.
Ja, als je een ondernemer bent en een goed of dienst aanschaft van een andere ondernemer binnen de EU, kan het zijn dat de btw is verlegd naar de koper (jou). Dit wordt dan vermeld op de factuur.
Inkoopfacturen moeten 7 jaar bewaard worden, volgens de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst. Dit geldt zowel voor papieren als digitale facturen.
Als je geen inkoopfactuur ontvangt, kun je de btw niet aftrekken. In dat geval kun je proberen de leverancier te vragen om een factuur of een vervangend bewijs van betaling, zoals een ontvangstbewijs.