Een inkoopverklaring is een officieel document dat een onderneming verstrekt om aan te geven dat de goederen of diensten die zij heeft aangeschaft, daadwerkelijk voor zakelijke doeleinden zijn gebruikt. Dit document kan van belang zijn voor de btw-aangifte, omdat bedrijven de btw op zakelijke inkopen vaak kunnen terugvorderen. Een inkoopverklaring kan ook nuttig zijn bij controles van de Belastingdienst om te verifiëren of de aangekochte goederen daadwerkelijk voor de bedrijfsvoering zijn gebruikt.
Je hebt een inkoopverklaring nodig wanneer je goederen of diensten hebt aangeschaft die je voor je bedrijf gebruikt en waarvoor je btw wilt terugvorderen. De verklaring bevestigt dat de aangekochte producten of diensten daadwerkelijk voor je bedrijfsactiviteiten zijn ingezet. Dit is vooral relevant voor inkopen die je doet van leveranciers of bedrijven buiten de EU.
Stel, je hebt een computer aangeschaft voor je bedrijf. De leverancier kan je een inkoopverklaring verstrekken, waarin staat dat de computer uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Dit document moet je bewaren voor je btw-aangifte, zodat je de btw over de aankoop kunt terugvorderen.
Een inkoopverklaring bevat doorgaans de volgende gegevens:
Niet altijd. De inkoopverklaring is vooral nodig als je de btw wilt terugvorderen voor inkopen die je hebt gedaan voor je bedrijf. Dit geldt met name voor grotere aankopen of voor goederen en diensten die van buiten de EU komen.
Een inkoopverklaring kan meestal worden verstrekt door de leverancier van de goederen of diensten. Sommige leveranciers bieden standaard een verklaring aan bij de aankoop, terwijl je bij andere leveranciers specifiek moet vragen om een verklaring.
Als je geen inkoopverklaring hebt, kun je mogelijk geen btw terugvorderen op de betreffende aankoop. Dit kan leiden tot hogere kosten voor je bedrijf.