Het kasstelsel is een manier van boekhouden waarbij je inkomsten en uitgaven pas boekt op het moment dat het geld daadwerkelijk in- of uitgaat. Dit betekent dat je alleen de kasstromen (contante betalingen of banktransacties) registreert op het moment van ontvangst of betaling, in plaats van op het moment van de transactie zelf. Dit systeem wordt vaak gebruikt door kleine ondernemers of zzp'ers die geen grote voorraad hebben en weinig tot geen uitgestelde betalingen doen.
Het kasstelsel is voornamelijk geschikt voor kleine bedrijven, zoals zzp'ers en eenmanszaken, die aan de volgende voorwaarden voldoen:
Bij grotere bedrijven of bedrijven met veel transacties op rekening is het factuurstelsel meestal verplicht, waarbij de btw geboekt wordt op het moment dat de factuur wordt uitgereikt, ongeacht wanneer de betaling plaatsvindt.
Er zijn twee hoofdmethodes van boekhouden voor btw-doeleinden: het kasstelsel en het factuurstelsel. Hier is een kort overzicht van de verschillen:
Bij het kasstelsel krijg je pas btw-verrekening wanneer je betaling hebt ontvangen, terwijl bij het factuurstelsel de btw meteen moet worden afgedragen zodra de factuur is verstuurd, zelfs als de betaling nog niet is ontvangen.
Stel, je hebt een klant die een product heeft gekocht voor €1.000, en je stuurt een factuur op 1 februari. Bij het kasstelsel boek je de transactie pas op het moment dat je de betaling ontvangt. Als de klant pas op 1 maart betaalt, wordt de transactie pas in maart geregistreerd, inclusief de btw (bijvoorbeeld 21% van €1.000 = €210).
Ja, als zzp'er kun je het kasstelsel gebruiken als je aan de bovenstaande voorwaarden voldoet, zoals een beperkte jaaromzet en het ontbreken van voorraad of krediettransacties.
Het kasstelsel is voor kleine ondernemers een optie, maar niet verplicht. Als je kiest voor het kasstelsel, kun je dit aangeven bij je btw-aangifte. Als je echter meer dan €20.000 aan omzet hebt of met veel krediettransacties werkt, moet je waarschijnlijk het factuurstelsel gebruiken.
Het kasstelsel biedt het voordeel dat je btw pas hoeft af te dragen wanneer je daadwerkelijk betaald krijgt. Dit is voordelig voor bedrijven die vaak te maken hebben met klanten die pas later betalen, omdat je daardoor niet te veel btw in één keer hoeft voor te financieren.