Een kilometervergoeding is een vergoeding die een werkgever of een onderneming aan een werknemer of zelfstandige betaalt voor de gemaakte kilometers met een privévoertuig voor zakelijke doeleinden. Deze vergoeding wordt vaak gebruikt door zzp'ers en medewerkers die hun eigen auto gebruiken voor werkgerelateerde reizen. De kilometervergoeding kan zowel fiscaal voordelig zijn voor de ondernemer als de werknemer, afhankelijk van de belastingregels.
De kilometervergoeding wordt meestal berekend per gereden kilometer. De Belastingdienst hanteert een vast bedrag dat je per kilometer kunt vergoeden zonder dat er belasting over geheven wordt. Voor 2025 is dit bedrag €0,21 per kilometer (let op: dit kan jaarlijks wijzigen). Dit is het bedrag dat je kunt betalen zonder dat het als loon of inkomen wordt aangemerkt.
Als de vergoeding hoger is dan het belastingvrije bedrag, moet het meerdere als loon worden beschouwd en worden belast. Het is belangrijk om de vergoeding goed te berekenen, zodat je niet te veel of te weinig vergoedt.
Stel, je rijdt 200 kilometer voor zakelijke doeleinden met je privéauto. Als de vergoeding per kilometer €0,21 is, wordt de vergoeding als volgt berekend:
In dit geval krijg je €42,00 vergoed voor de gemaakte ritten, zolang het niet boven de belastingvrije grens uitkomt. Als de vergoeding hoger is, wordt het overschot als loon belast.
Als zzp'er kun je de kilometervergoeding voor zakelijke ritten aftrekken van je winst in je belastingaangifte. Dit verlaagt je belastbare winst, waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Zorg ervoor dat je een goed overzicht hebt van het aantal zakelijke kilometers dat je hebt gereden en de gemaakte vergoedingen, zodat je deze correct kunt verwerken in je administratie.
Ja, de kilometervergoeding is belastingvrij zolang deze niet hoger is dan het door de Belastingdienst vastgestelde bedrag van €0,21 per kilometer. Als je meer vergoedt, wordt het extra bedrag als loon belast.
Ja, naast de kilometervergoeding kunnen ook andere kosten vergoed worden, zoals parkeerkosten, tol, of brandstofkosten. Dit kan zowel voor werknemers als voor zzp'ers, afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt.
Als ondernemer moet je de gereden kilometers goed bijhouden, bijvoorbeeld met een rittenregistratie. Dit kan handmatig of via een app. Zorg ervoor dat je de zakelijke ritten correct registreert om een juiste kilometervergoeding te berekenen en voor belastingdoeleinden aan te tonen.