Wat is Peppol?

Peppol is een internationaal elektronisch uitwisselingssysteem dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om gestructureerde documenten, zoals facturen en bestellingen, digitaal uit te wisselen. Het doel van Peppol is om de efficiëntie van zakelijke processen te verbeteren door gestandaardiseerde e-facturatie en andere documenten tussen verschillende systemen en landen mogelijk te maken. Het systeem wordt ondersteund door de Europese Unie en wordt steeds breder toegepast in verschillende landen.

Waarom is Peppol belangrijk?

Efficiëntie: Peppol maakt het gemakkelijker om documenten automatisch uit te wisselen tussen bedrijven en overheden, wat de verwerkingstijd en kans op fouten aanzienlijk vermindert.
Kostenbesparing: Door de digitale uitwisseling van facturen en andere documenten via Peppol, worden kosten voor postverzending, papier en handmatige verwerking van documenten verminderd.
Betrouwbaarheid en snelheid: Het systeem zorgt voor een betrouwbare en snelle uitwisseling van gegevens, wat leidt tot snellere betalingen en een betere cashflow voor bedrijven.
Compliance: Peppol helpt bedrijven en overheidsinstanties te voldoen aan wet- en regelgeving omtrent e-facturatie, vooral binnen de EU, waar e-facturatie steeds verplichter wordt voor bedrijven die zaken doen met de overheid.

Hoe werkt Peppol?

Peppol werkt met gestandaardiseerde documentformaten en een netwerk van Peppol Access Points, die als tussenpersonen fungeren voor de verzending en ontvangst van documenten. Bedrijven en overheden moeten zich aanmelden bij een Peppol Access Point om het systeem te gebruiken.

Het proces verloopt als volgt:

Stap 1: Aanmelden bij een Peppol Access Point: Bedrijven moeten zich registreren bij een Peppol Access Point om toegang te krijgen tot het netwerk. Dit kan een commerciële aanbieder zijn die de technische infrastructuur voor de elektronische gegevensuitwisseling levert.
Stap 2: Versturen en ontvangen van documenten: Nadat bedrijven zich hebben aangesloten, kunnen ze documenten zoals facturen, bestellingen en leveringsbevestigingen digitaal verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. De documenten worden automatisch omgezet in het gestandaardiseerde formaat.
Stap 3: Verwerking van documenten: De documenten worden geverifieerd, en de benodigde gegevens worden automatisch ingevoerd in de administratiesystemen van de ontvanger. Dit versnelt de verwerking en vermindert de kans op fouten.

Voordelen van Peppol

Peppol biedt verschillende voordelen voor zowel bedrijven als overheden:

Standaardisatie: Peppol gebruikt gestandaardiseerde formaten voor documenten, wat zorgt voor een uniforme manier van werken in verschillende landen en sectoren.
Automatisering: Peppol maakt het mogelijk om administratieve processen volledig te automatiseren, waardoor bedrijven minder tijd kwijt zijn aan het handmatig verwerken van documenten.
Verbeterde samenwerking: Door het gebruik van een wereldwijd netwerk kunnen bedrijven eenvoudiger zaken doen met internationale klanten en leveranciers, wat de samenwerking vergemakkelijkt.
Compliance en wetgeving: Peppol helpt bedrijven om te voldoen aan lokale en internationale wet- en regelgeving, zoals de EU-richtlijn voor e-facturatie bij overheidsopdrachten.

Peppol en E-facturatie in Europa

Peppol speelt een belangrijke rol in de e-facturatie-eisen van de Europese Unie. Sinds 2020 is e-facturatie verplicht voor bedrijven die zaken doen met de overheid in veel Europese landen, en Peppol wordt als het standaardnetwerk voor deze e-facturatie beschouwd.

In Nederland is de verplichting voor e-facturatie bij overheidsopdrachten sinds 2020 van kracht. Peppol biedt een eenvoudige manier voor bedrijven om te voldoen aan deze regelgeving. Peppol wordt ook steeds breder geaccepteerd door bedrijven die zaken doen met de overheid in andere EU-landen.

Voorbeeld van Peppol in actie

Stel je voor dat je een leverancier bent die een bestelling ontvangt van een overheidsinstantie. Via Peppol stuur je een e-factuur naar de overheid, die deze automatisch verwerkt. De factuur wordt gecontroleerd op de juiste gegevens en, indien alles klopt, wordt de betaling automatisch uitgevoerd. Dit proces is volledig geautomatiseerd, waardoor de doorlooptijd van de betaling wordt verkort en de kans op fouten wordt geminimaliseerd.

Veelgestelde vragen over Peppol

Is Peppol alleen voor e-facturatie?

Hoewel Peppol oorspronkelijk is ontworpen voor e-facturatie, wordt het systeem ook gebruikt voor het verzenden en ontvangen van andere zakelijke documenten, zoals bestellingen, leveringsbevestigingen en factuurafstemmingen. Het netwerk biedt dus meer dan alleen e-facturatie.

Hoe kan ik Peppol gebruiken voor mijn bedrijf?

Om Peppol te gebruiken, moet je je registreren bij een Peppol Access Point, een aanbieder van de technische infrastructuur voor het Peppol-netwerk. Deze aanbieder helpt je bij het integreren van Peppol in je bestaande administratiesysteem, zodat je digitale documenten kunt verzenden en ontvangen.

Wat zijn de kosten van Peppol?

De kosten voor het gebruik van Peppol variëren, afhankelijk van de aanbieder van het Peppol Access Point en de diensten die ze aanbieden. Sommige providers bieden abonnementen of vergoedingen per document, dus het is belangrijk om verschillende aanbieders te vergelijken om de beste oplossing voor jouw bedrijf te vinden.